Feuilles de route taxi digitales pour la Belgique

Une feuille de route est le relevé quotidien du service d'un véhicule par chauffeur : qui a conduit, quel taxi, quand le shift a été ouvert et clôturé, l'index kilométrique à chaque extrémité, et les courses effectuées entre les deux. Sur papier, un chauffeur seul peut s'y tenir. Trois chauffeurs qui tournent sur deux véhicules, non : la feuille n'existe que dans la voiture et ne revient au bureau que si quelqu'un pense à la rapporter.

Le scénario d'échec est toujours le même. Les feuilles arrivent avec plusieurs jours de retard, arrivent incomplètes, ou arrivent avec un index kilométrique qui ne se raccorde pas au shift précédent sur le même véhicule. Quand le gestionnaire s'en aperçoit, le shift a une semaine et plus personne ne se souvient. Le trou est comblé de mémoire, ce qui est précisément ce qu'une feuille de route est censée empêcher.

Digitaliser la feuille ne fait pas que gagner du temps de classement. Cela déplace le moment de la saisie de la fin de semaine vers le moment de l'événement, le seul instant où la donnée est encore exacte.

Dans Tomcabs, la feuille de route n'est pas un formulaire séparé que quelqu'un remplit. C'est une vue sur des données que le chauffeur a déjà encodées pour faire son travail. Le chauffeur ouvre un shift depuis son téléphone, sélectionne le taxi et enregistre l'index kilométrique de départ. Chaque course est encodée au fil de l'eau avec son montant et son moyen de paiement. En fin de shift, le chauffeur saisit l'index de clôture et le shift est complet.

À partir de là, Tomcabs assemble la feuille de route : le véhicule, le chauffeur, la date, les index d'ouverture et de clôture, la distance parcourue et la liste des courses avec leurs montants. Le gestionnaire voit le même relevé depuis le tableau de bord web dès que le chauffeur clôture son shift, et non une semaine plus tard.

Parce que la feuille dérive du shift, l'arithmétique est cohérente par construction. Les kilomètres de la feuille sont ceux que le chauffeur a encodés. Les courses de la feuille sont celles du système. Il n'y a pas de seconde copie à réconcilier.

Le point le plus difficile dans une société à plusieurs chauffeurs, c'est la continuité. L'index de clôture du véhicule 3 le mardi soir doit être son index d'ouverture le mercredi matin. Quand ce n'est pas le cas, soit un shift n'a pas été enregistré, soit un index a été mal saisi, soit le véhicule a roulé hors service.

Comme Tomcabs rattache chaque shift à un taxi précis, cette continuité devient visible plutôt que théorique. Un gestionnaire qui consulte un véhicule voit ses shifts en séquence avec les index associés, et un écart apparaît comme une rupture dans la séquence au lieu d'un chiffre que personne n'a vérifié.

C'est la raison opérationnelle de digitaliser, indépendamment de toute raison réglementaire : c'est le seul moyen pratique de repérer un shift manquant sur un véhicule partagé avant la clôture du mois.

La réglementation taxi belge est régionale, pas fédérale. Bruxelles-Capitale et la Wallonie fixent chacune leurs propres exigences sur ce que l'exploitant doit consigner et sur la durée de conservation, et ces exigences évoluent vers une conservation numérique plutôt que des carnets papier.

Tomcabs est conçu d'abord pour la Belgique pour cette raison : le relevé produit est structuré autour de ce qu'un exploitant belge doit pouvoir présenter — des relevés de service par véhicule, par chauffeur et par date, avec distances et courses — et non autour d'un carnet de bord international générique.

Les exigences changent selon la région et selon l'année. Vérifiez l'obligation en vigueur auprès des sources officielles listées sur cette page avant de vous fier à une durée de conservation, et considérez Tomcabs comme le système qui garde les relevés disponibles, pas comme un substitut à la vérification de la règle.