Automatiser l'administratif d'une société de taxi belge

Demandez à un gestionnaire de taxi en quoi consiste son administratif : la réponse est rarement une seule tâche. C'est un empilement : rassembler ce que chaque chauffeur a fait cette semaine, distinguer ce qui a été encaissé en cash, en carte ou via les plateformes, soustraire la part du chauffeur et ses frais, arriver à une balance, la noter quelque part, puis conserver un relevé du service du véhicule au cas où on le demanderait.

Chacune de ces étapes est simple prise isolément. Ce qui les rend coûteuses, c'est qu'elles portent sur des données qu'il faut d'abord aller chercher : bouts de papier, messages WhatsApp, captures d'écran des tableaux de bord plateformes, et mémoire. C'est la collecte qui est le travail ; l'arithmétique est la partie facile.

Automatiser l'arithmétique en laissant la collecte en place n'économise presque rien. C'est pourquoi un logiciel comptable greffé sur un processus papier ne réduit pas la charge : il part toujours d'une pile de papier.

Tomcabs supprime l'étape de collecte en faisant entrer la donnée dans le système là où elle est produite. Le chauffeur, seule personne présente au moment de la course, l'encode sur son téléphone : montant, moyen de paiement, et les frais éventuels. Les shifts s'ouvrent et se clôturent sur un taxi précis, avec index kilométrique.

Ce seul changement rend le reste automatisable. Dès que chaque course existe comme un enregistrement rattaché à un chauffeur, un shift et un véhicule, la balance hebdomadaire devient une requête au lieu d'une soirée à additionner des tickets, et la feuille de route devient une vue au lieu d'un formulaire.

Cela change aussi ce que le gestionnaire fait de sa semaine. Au lieu de reconstituer ce qui s'est passé, il relit ce qui est déjà enregistré et traite les exceptions : le shift jamais clôturé, le rapport qui ne colle pas, le chauffeur dont la balance a bougé dans le mauvais sens.

Les balances hebdomadaires des chauffeurs, calculées à partir des courses enregistrées, des accords de commission, du cash déjà détenu par le chauffeur et des frais encodés. Les feuilles de route par chauffeur, véhicule et date, assemblées depuis les shifts. Le chiffre d'affaires ventilé par moyen de paiement, pour ne jamais confondre le cash dans la poche d'un chauffeur avec un virement Bolt qui arrive sur le compte de la société.

À côté de cela, le reporting opérationnel : activité par chauffeur et par véhicule, frais, et écarts entre ce qui a été déclaré et ce que les chiffres impliquent. Les fiches de flotte pour chaque taxi, et la gestion des membres pour savoir qui accède à quoi.

Rien de tout cela ne demande une seconde saisie. Chacune de ces sorties dérive des shifts et des courses que les chauffeurs ont déjà encodés pour travailler.

Les logiciels taxi internationaux génériques optimisent le dispatch : prendre des réservations et les affecter à des voitures. C'est un vrai problème, mais ce n'est pas le problème administratif d'un petit exploitant belge. Ses courses viennent souvent des plateformes ou de la rue ; ce qui lui manque, c'est le contrôle sur ce qui s'est passé ensuite.

Tomcabs est construit autour de la forme belge de ce problème : des relevés de service régis au niveau régional, un mélange de recettes cash, carte, Bolt et Uber dans la même semaine, et des accords chauffeurs réglés comme une balance courante plutôt que comme une ligne de paie.

Les obligations diffèrent entre Bruxelles-Capitale, la Wallonie et la Flandre, et elles évoluent. Utilisez les sources officielles listées ci-dessous pour confirmer ce qui s'applique à vous.