Balances chauffeurs et décomptes hebdomadaires

À la fin d'une semaine, un seul chiffre compte par chauffeur : cette personne doit-elle de l'argent à la société, ou la société lui en doit-elle ? Tout le reste n'est qu'entrée de calcul.

Y répondre à la main, c'est rassembler les courses de la semaine, séparer cash, carte et recettes plateformes, appliquer l'accord propre à ce chauffeur, soustraire les frais qu'il a avancés, et comparer avec le cash déjà remis. Fait pour six chauffeurs, sur papier, cela occupe l'essentiel d'un dimanche.

Pire, cela se fait sur des données incomplètes. Toute course qui n'a jamais atterri sur un papier est simplement absente, et aucune des deux parties ne peut dire après coup si elle a eu lieu.

Les entrées sont déjà dans le système quand la semaine se termine. Les courses portent un montant et un moyen de paiement. Les shifts portent les frais. L'accord de commission du chauffeur est configuré sur son profil.

À partir de là, Tomcabs dérive le décompte : recettes totales générées, ventilées par canal ; parts société et chauffeur selon l'accord ; frais avancés par le chauffeur ; et cash physiquement détenu par lui. La balance est ce qui reste une fois ces éléments compensés entre eux.

Comme le calcul part d'enregistrements et non de souvenirs, il est aussi reproductible. La même semaine recalculée le mois suivant donne le même résultat, ce qui n'est pas vrai d'un chiffre posé au dos d'une enveloppe.

L'erreur la plus fréquente dans une balance tenue à la main est de traiter toutes les recettes comme équivalentes. Elles ne le sont pas. Une course de 30 € en cash signifie que le chauffeur détient 30 € appartenant à la société. Une course de 30 € via Bolt signifie que la plateforme paiera la société, nette de commission, en temps voulu, et que le chauffeur ne détient rien.

Additionnez les deux et la balance est fausse de tout le composant cash. Faites-le chaque semaine et l'erreur s'accumule en un montant que plus personne ne peut reconstituer ni justifier.

Tomcabs garde les canaux distincts de bout en bout : c'est la raison structurelle pour laquelle les balances sortent justes plutôt qu'approximativement justes.

Une balance exacte mais opaque produit quand même des discussions. Les chauffeurs contestent les chiffres dont ils ne voient pas la dérivation, et ils ont raison.

Dans Tomcabs, le chauffeur voit ses propres shifts, ses propres courses et ses propres frais depuis son téléphone tout au long de la semaine. Quand le décompte arrive, il est construit sur des enregistrements qu'il a déjà sous les yeux : la discussion porte sur une ligne précise plutôt que sur le total.

Cette transparence est la raison pratique de sortir les balances des tableurs, avant même le gain de temps. Elle supprime toute une catégorie de friction hebdomadaire entre une société et ceux qui conduisent pour elle.